Ministerie van Financien doet onderzoek naar kwijtraken poststukken gedupeerde ouders

Update 14 december : Uit WOB-stukken blijkt dat de Belastingdienst de verwerking van stukken die ouders als bewijs aanleverden niet goed deed. Zie artikel voor informatie.

Naar aanleiding van signalen van gedupeerde ouders laat het Ministerie van Financien onderzoeken uitvoeren naar het informatiebeheer en het mogelijk kwijtraken of bewust vernietigen van ingezonden poststukken bij Toeslagen. Het gaat hier om bewijzen die gedupeerde ouders naar de Belastingdienst stuurden om aan te tonen dat ze wel degelijk recht hadden op kinderopvangtoeslag. Ook zijn er indicaties dat bezwaarschriften zijn kwijtgeraakt of zoekgemaakt. 

Tijdens rechtszaken bleek dat de Belastingsdienst stukken die de onschuld van gedupeerde ouders moest bewijzen niet had ingebracht. In  zeker één geval verklaarde de jurist van de Belastingdienst stukken niet te hebben ontvangen. Dit terwijl de gedupeerde ouder een bewijs van ontvangst had. Ook brachten juristen gegevens over vele telefoontje van ouders naar de Belastingtelefoon niet in. Dat is mogelijk een reden dat de toenmalige Directeur Belastingtelefoon en tevens Algemeen Directeur Klantinteractie en Services op non-actief is gezet.  De man was lid van het Management Team Fraudebestrijding. Ook een aantal andere toenmalige leden van dit team zijn inmiddels op non-actief gezet.

Ook uit het zwartboek van de SP blijkt dat de fiscus stukken kwijtraakte.

Twee onderzoeken

Het gaat om twee verschillende onderzoeken die de minister laat uitvoeren.  De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed zal een onderzoek uitvoeren naar  het informatiebeheer en de kwaliteit van archivering bij Toeslagen. De inspectie zal onderzoeken of de Archiefwet nageleefd is in het werkproces toeslagen kinderopvang tussen 2013 en 2020. Op dit moment werkt de Inspectie aan een aangepaste planning naar aanleiding van de COVID 19-maatregelen. Wanneer deze gereed is zullen nadere afspraken worden gemaakt.

In een Kamerbrief van 17 januari 2020 informeert de minister van Financien de Kamer over dit onderzoek. De Inspectie O&E houdt toezicht op de naleving van de Archiefwet 1995 bij de centrale overheid. De beoogde reikwijdte van het aangekondigde onderzoek wordt op korte termijn met de Inspectie O&E besproken.

Het tweede onderzoek richt zich op het vermeend kwijtraken van poststukken ingezonden door ouders. Er wordt gewerkt aan een plan van aanpak. Het plan wordt afgestemd met ADR en Doc-Direkt, twee partijen met veel kennis op het vlak van informatiebeheersing en –processen. In samenspraak met de ADR en
Doc-Direkt gaat de minister op zoek naar een geschikte partij die dit onderzoek op korte termijn kan uitvoeren.
Om mogelijke belangenverstrengeling te voorkomen en de onafhankelijkheid van het onderzoek te
waarborgen zal dit waarschijnlijk een externe partij zijn.

Opvallend overigens dat Doc-Direkt betrokken was bij het illegaal vernietigen van dossiers met klachten van ouders.

In de brief van 13 oktober 2020 is ook aangegeven, in antwoord op de brief van uw Kamer van 10 september 2020 en onder verwijzing naar de antwoorden op vragen van het lid Omtzigt,(16)(17) dat wij de lopende vernietigingsactiviteiten door Doc-Direkt voor wat betref toeslagendossiers hebben stopgezet en dat de dossiers die voor vernietiging in aanmerking zouden komen apart zijn opgeslagen.

Doc-Direkt is de leverancier van Digidoc, een software systeem voor het opslaan van stukken die gemaakt worden door ambtenaren.

Uit de beslissing op een Wob-verzoek blijkt dat het Ministerie van Financien geen nut ziet in het doorzoeken van mailberichten van medewerkers van de Belastingdienst die gaan over het kwijtraken van ingezonden poststukken. Het Centraal Punt Klachten van de Directie Particulieren van de Belastingdienst houdt een registratie bij van de binnengekomen klachten op het terrein van belastingen. Die registratie kent geen aparte categorie voor verdwenen poststukken. De schatting van het Centraal Punt Klachten is dat het aantal
klachten van burgers over bij de Belastingdienst verdwenen poststukken slechts enkele gevallen per jaar betreft.

Belastingdienst/Toeslagen houdt vanaf april 2014 bij hoeveel klachten zijn ingediend over het zoek raken van stukken. Vanaf genoemde datum tot nu toe zijn ruim 200 klachten geregistreerd met de specificatie ‘Zoekgeraakte stukken’.

Nieuwe informatie over wegraken van stukken

Uit stukken die het Ministerie van Financien heeft vrijgegeven na een verzoek op de WOB blijkt dat de Belastingdienst stukken kwijtraakte. In antwoord op een vraag van de commissie Donner schrijft een onbekende medewerker van Toeslagen een email  op 11 oktober 2019. In de email is te lezen dat ” stukken niet goed werden opgeslagen, medewerkers alleen de voorkant kopieerden”. En verder “het balieproces was net ingericht en dit verliep rommelig in het begin”.

De stukken zijn helaas van de site Rijksoverheid verwijderd. En op maandag 14 december zijn de stukken ook uit het archief op archiefweb.eu verwijderd.